Lavorare come stagisti estivi ai tempi del COVID-19

31 Agosto 2020

Siamo Anika Khakoo e Anna de Bernardi, entrambe studentesse alla Princeton University. Se sei mesi fa ci avessero detto che avremmo lavorato a distanza come stagiste presso una società di consulenza per affari pubblici internazionali con sede in Germania quest’estate, forse non ci avremmo creduto! Ma, nel bel mezzo della pandemia COVID-19, gli studenti universitari come noi si stanno rapidamente rendendo conto che questo stile di lavoro – lavorare a distanza, a volte a migliaia di chilometri di distanza dai propri colleghi – potrebbe essere solo la nuova normalità.

Prima del COVID-19, avevamo entrambe pianificato di fare uno stage in Germania. Anika doveva lavorare per Exberliner Magazine a Berlino e Anna aveva ricevuto una posizione di ricerca presso l’Istituto IFO di Monaco. Naturalmente, è stata una delusione quando i nostri stage sono stati annullati a causa della pandemia. Tuttavia, siamo state entrambe fortunate e il Dipartimento di Tedesco di Princeton ci ha messe in contatto con Arete Publica Associates e il suo fondatore, Peter H. Hellmonds, ex studente della Scuola di Affari Pubblici e Internazionali di Princeton.

Accettando questo stage, sapevamo che questa estate sarebbe stata molto diversa da una tradizionale. Prima di tutto, ovviamente, lo stage sarebbe stato online! È stato uno strano cambiamento a cui adattarsi e nelle ultime dodici settimane il nostro team ha dovuto affrontare molti degli ostacoli associati al lavoro a distanza. Ovviamente, il problema del fuso orario è uno dei primi, coinvolgendo molte chiamate Skype a tarda notte o al mattino presto. Anika vive a San Francisco, in California, nove ore indietro rispetto all’ora tedesca di Peter e all’ora italiana di Anna. Al di là del fattore tempo, abbiamo dovuto imparare a lavorare in modo produttivo e simbiotico pur essendo distanti.

È stato decisamente strano lavorare da casa. A volte, un famigliare interrompe le nostre chiamate Skype o il Wi-Fi smette di funzionare. Ma allo stesso tempo, ci ha insegnato la resilienza e ha plasmato il modo in cui pensiamo allo spazio di lavoro moderno. Negli ultimi anni, la tecnologia ha trasformato e ampliato la capacità della nostra comunità globale di connettersi e interagire.

Sebbene lo sfondo della pandemia COVID-19 sia tutt’altro che ideale, lavorare a distanza presso Arete Publica Associates ci ha mostrato fino a che punto è arrivata la tecnologia moderna e fino a che punto potrebbe spingersi in futuro. Questi sviluppi mostrano un potenziale promettente per il futuro dell’accessibilità all’istruzione a distanza. In Arete Publica Associates, il nostro compito principale era completare la revisione del nuovo sito Web dell’azienda. Anika, proveniente da un background editoriale e laureanda in Storia dell’Arte, ha revisionato i nuovi articoli e progettato pagine web. Nel frattempo, Anna, che vuole laurearsi in Economia e parla iitaliano come lingua madre e il tedesco quasi perfettemente, ha condotto ricerche su politiche e leggi in atto e ha tradotto le versioni tedesca e italiana del sito.

Parte del nostro lavoro è stato svolto insieme, mentre parte separatamente. Durante lo stage, abbiamo avuto incontri settimanali o bisettimanali con Peter per discutere del nostro lavoro, compiti imminenti, aggiornamenti delle politiche e nuove informazioni. Il nostro team ha dovuto gestire il lavoro a distanza e assicurarsi di comunicare efficientemente nonostante non fossimo insieme in una sala conferenze. Ciò ha comportato domande basilari, come la scelta del software – abbiamo scelto Skype come piattaforma per videochiamata anziché Zoom perché ha una funzionalità di chat integrata –, e complesse, come l’ottimizzazione della produttività. Abbiamo implementato dei check-in, una lista di cose di fare, sessioni di tutorial e sessioni di brainstorming per garantire che il nostro spazio di lavoro, anche se remoto, consentisse comunque creatività, attenzione, apprendimento e discussione aperta.

Nonostante le difficoltà nello svolgere questo lavoro da remoto, abbiamo imparato come risolvere i problemi, superare gli ostacoli, cercare supporto quando ne abbiamo bisogno e pensare in modo creativo per aggirare i problemi. E, naturalmente, abbiamo acquisito ricche conoscenze sul mondo della gestione e delle consulenze sotto la guida e la supervisione di Peter.

Quindi sì, anche se l’estate del 2020 non è stata sicuramente quella che ci aspettavamo, siamo grate di aver avuto questa esperienza. Questi tempi difficili continueranno a formare resilienza e pensiero creativo nella nostra generazione e, oltre a ciò, ci spingerà a sviluppare soluzioni tecnologiche a problemi difficili che dovremo affrontare in futuro. Possiamo superare questi ostacoli senza precedenti.

Prospettiva della stagista: Anna

Domanda: Quando hai scoperto questo stage a distanza presso Arete Publica Associates, come ti sei sentita? Quali erano le tue aspettative? 

Risposta: Avrei voluto fare uno stage presso l’Istituto Ifo di Monaco quest’estate, e non vedevo l’ora di avere questa opportunità, poiché mi avrebbe aiutato a comprendere meglio il mio interesse per la ricerca per i prossimi anni nel dipartimento di economia a Princeton. Ovviamente sono rimasta davvero delusa quando è stato posticipato ed è stato un enorme sollievo sapere dello stage con Peter.

Non solo non avrei avuto un’estate “vuota”, ma questo stage in qualche modo avrebbe servito allo stesso scopo dell’altro, anche se in modo diverso: mi avrebbe aiutato a comprendere meglio il mondo delle consulenze in affari pubblici. Questo stage è stato particolarmente prezioso perché questo campo è di solito difficilmente accessibile per gli studenti universitari in quanto è un po’ un “lavori unicorno”, con poche posizioni aperte e molti candidati.

D: Qual è stata la parte più impegnativa della tua esperienza di lavoro a distanza? Qual è stata la cosa più gratificante?

R: Inizialmente era difficile capire le aspettative e avere un buon “work flow”: abbiamo faticato a differenziare i ruoli per massimizzare la nostra produttività e, a volte, la comunicazione era poco fluida. Però, la parte più gratificante del nostro lavoro è arrivata sicuramente verso la fine del tirocinio. Esaminando tutte le tre traduzioni del sito Web e vedere tutti i link e widget funzionare correttamente, ero soddisfattissima e orgogliosa del nostro lavoro. Mi sono resa conto che i nostri sforzi sono stati ripagati e mi ha colpita l’evoluzione in efficienza e collaborazione del nostro team.

D: Qual è il tuo ricordo preferito dello stage di quest’estate?

R: Ovviamente è stata un’esperienza molto gratificante sia dal punto di vista accademico sia professionale, ma i miei ricordi preferiti riguardano senza dubbio le relazioni umane e il rapporto di lavoro che abbiamo stabilito. Mi fa davvero piacere vedere quanto ci siamo avvicinati nonostante l’inizio da estranei!

D: Cosa porterai via da questa esperienza?

R: Sicuramente l’abilità di formare un team altamente performante con persone che non ho mai incontrato prima che lavorano con fusi orari diversi su argomenti non familiari! Mi ha anche reso molto più interessata al mondo degli affari pubblici al di là delle semplici politiche di finanza pubblica, ciò che inizialmente consideravo.

Prospettiva della stagista: Anika

Domanda: Quando hai scoperto questo stage a distanza presso Arete Publica Associates, come ti sei sentita? Quali erano le tue aspettative?

Risposta: Prima di tutto, penso di aver provato un senso di sollievo quando sono stato contattato dal Dipartimento di Tedesco di Princeton per conto di Peter. Stavo progettando di lavorare a Exberliner Magazine a Berlino quest’estate – una rivista di arte e cultura inglese per espatriati a Berlino – ed ero decisamente triste quando questa opportunità è stata annullata a causa di COVID. Trovare questa nuova opportunità presso Arete Publica Associates per fare qualcosa di produttivo e significativo è stato fantastico per me, quindi ne sono molto grata.

Non ero sicura di cosa aspettarmi da questa esperienza, soprattutto all’inizio, non avevo molta esperienza con il campo degli affari pubblici. Ero preoccupata che non sarei stata in grado di essere una stagista in quando la mia conoscenza di affari pubblici era limitata. Ero un po’ nervosa anche per il Web design, poiché la mia esperienza era limitata prima di iniziare. Anche le nove ore di fuso orario dalla California alla Germania e all’Italia mi preoccupavano un po’. Non ero sicura di come avremmo comunicato o stabilito un “work flow” efficace.

D: Qual è stata la parte più impegnativa della tua esperienza di lavoro a distanza? Qual è stata la cosa più gratificante?

R: Penso che la parte più impegnativa di questa esperienza di lavoro a distanza sia stata in definitiva la questione della comunicazione all’inizio. Dovevamo trovare modi per comunicare efficacemente da lontano, stabilire ordini del giorno per le riunioni online e coordinare le differenze di orario. Penso che ci sia voluto un mese solido per entrare davvero nel vivo delle cose, dove stavamo lavorando in simbiosi. All’inizio è stato anche difficile imparare a usare WordPress, ma per me questa è stata anche una delle parti più gratificanti dell’esperienza! È fantastico guardare il sito web che abbiamo progettato e vedere quanto è arrivata lontano durante l’estate, e sono super contento dei risultati. Sebbene ci sia stata una curva di apprendimento ripida, una volta capito come far funzionare bene il lavoro a distanza, è decollato da solo.

D: Qual è il tuo ricordo preferito dello stage di quest’estate?

R: Penso che il mio ricordo preferito dovrebbe probabilmente essere la nostra festa virtuale di fine estate, dove abbiamo chiacchierato, ascoltato musica, portato da bere e avuto la possibilità di celebrare tutto il lavoro che abbiamo svolto e trascorrere del tempo insieme senza pensare al lavoro. Mi sento come se quest’estate avessi avuto l’opportunità di fare due grandi amici, Anna e Peter, il che è davvero straordinario dato che nessuno di noi si è mai incontrato di persona! È accattivante pensare che abbiamo formato relazioni di lavoro e amicizie così forti e positive durante quest’estate, e queste connessioni sono senza dubbio una delle mie parti preferite della mia esperienza di quest’estate.

D: Cosa porterai via da questa esperienza?

R: Beh, prima di tutto, ho sicuramente una nuova cassetta degli attrezzi di competenze grafiche e di web design che prima non avevo! Ora mi sento estremamente a mio agio nell’usare WordPress e sono abbastanza fiducioso nelle mie capacità di creazione di siti, cosa che sono sicuro che porterò via e userò ancora e ancora. Ho anche imparato molto sulla politica pubblica europea e sui modi in cui i governi lavorano con il settore privato per incentivare il cambiamento. Penso che i due decenni di esperienza di Peter sul campo lo abbiano reso un eccellente insegnante, e durante tutto il tirocinio ho sempre imparato cose nuove sulla politica. Oltre a tutte queste conoscenze acquisite, ovviamente porterò via le lezioni di resilienza e duro lavoro che questa esperienza mi ha mostrato e, naturalmente, le meravigliose connessioni e amicizie che ho stretto con i miei colleghi durante l’estate. Anche se non è l’estate che mi aspettavo, non la cambierei!

Prospettiva del supervisore: Peter

Domanda: Questa è la tua prima esperienza di ospitare stagisti estivi, per non parlare della tua prima esperienza di ospitare stagisti estivi remoti che vivono in tutto il mondo.

Risposta: Beh, ho già avuto stagisti prima e anche stagisti remoti, ma questa è la prima volta che non ho mai incontrato di persona i miei stagisti. Tutte le nostre interazioni si sono svolte elettronicamente, tramite e-mail, telefono, chat e videochiamate. Inoltre, questa era la prima volta che avevo stagisti nella mia azienda e non in un’azienda in cui io stesso ero un dipendente.

D: Quali erano le tue aspettative per l’estate?

R: Ero sia entusiasta che ansioso quando ho saputo dell’opportunità all’inizio di maggio. Entusiasta perché avevo appena iniziato due settimane prima un grande progetto per aggiornare il sito web della mia azienda, al fine di sfruttare al meglio il tempo extra che avevo a causa della mancanza di affari a seguito del blocco COVID-19. Ho visto l’opportunità di ottenere un prezioso aiuto e feedback su questa impresa.

Ero anche molto entusiasta di lavorare con studenti estremamente intelligenti e laboriosi che potevano fornirmi spunti della loro generazione sull’aspetto grafico e di layout, nonché sui testi nelle varie pagine.

Ma ero anche ansioso, perché non avevo mai ospitato uno stage interamente online, dove gran parte del rapporto di lavoro deve essere costruito sulla fiducia. Sebbene abbia esperienza di lavoro online con colleghi di fusi orari e confini nazionali, la gestione di stagisti che probabilmente non avevano molta esperienza lavorativa era un’altra cosa: normalmente, una serie di incontri personali iniziali avrebbe fornito la relazione personale necessaria per costruire un rapporto di fiducia. In tempi precedentemente normali, sarei stato in giro per dare guida e incoraggiamento, fornire tutoraggio e gestire gli stagisti. Ma in questa situazione, dovevamo trovare modi diversi per rimediare, perché incontrarsi di persona non era un’opzione. E nemmeno i tipici strumenti di gestione funzionerebbero; non avevo intenzione di sorvegliare le loro ore e di gestirle al dettaglio. Avevo molta fiducia in anticipo sul fatto che si sarebbero esibiti davvero, senza che io avessi nessuno degli incentivi a base di carota o bastone da fornire.

Inoltre ero ansioso perché non sapevo quanto sarebbe andata bene la chimica entro di noi. Non avevo idea di quanto lavoro sarebbe stato davvero l’aggiornamento del sito Web, di quanto bene gli stagisti si sarebbero adattati al programma o di quanto sarebbero stati motivati se avessero scoperto che avrebbero fornito supporto a una piccola boutique di consulenza. C’era molto da considerare.

D: Come si sono evolute queste aspettative nel tempo? Cosa è stata una sorpresa?

R: Per prima cosa volevo dare agli stagisti, Anika e Anna, un modo per conoscermi prima che iniziassero. Pertanto, ho programmato le interviste Zoom che sono state le prime nella costruzione della fiducia dando loro la possibilità di capire cosa avrebbe significato l’incarico e come pensavo che avremmo potuto lavorare insieme come una squadra. Ho cercato di aiutare a gestire sia le mie aspettative sia le loro aspettative introducendo il concetto di diverse fasi del lavoro di squadra: “forming – storming – norming – performing”, e ho detto che sarebbe stato normale per noi attraversare le diverse fasi in momenti le cose potrebbero andare fuori strada, quindi sarebbe necessario riportarci in linea.

Tuttavia, ciò che mi ha davvero sorpreso è stato come tutto abbia funzionato bene. Ed è stato davvero bello vedere come siamo entrati tutti sul palco dopo un po come previsto, ed è stato davvero emozionante vedere quando le cose hanno iniziato a sistemarsi una dopo l’altra! Sono stato anche molto felice di aver selezionato Anika e Anna, notando come sono diventati amici nel processo di lavoro in squadra.

D: Questa esperienza ti ha fornito informazioni su come potrebbe essere il futuro dello spazio di lavoro moderno? Come ti senti che il lavoro a distanza è una sfida? Come è gratificante?

R: Penso che tutti noi dovremo adattarci a questo modo “nuovo normale” di lavorare insieme. Se sei un manager tradizionale abituato a supervisionare e microgestire la tua squadra, sarai sorpreso. Perché anche se puoi: non dovresti fare la sorveglianza online quando i tuoi dipendenti lavorano da casa. Quindi devi imparare come fidarti dei tuoi dipendenti in questo spazio di lavoro. Alcuni manager possono adattarsi a questo e lasciare che i loro dipendenti lavorino. Altri falliranno e demotiveranno i loro dipendenti. Ho anche esperienza nel lavoro a distanza nella mia qualità di presidente del consiglio di una società americana senza scopo di lucro composta principalmente da volontari e anche come membro del consiglio di un’altra associazione di volontari tedesca. In entrambe queste organizzazioni la maggior parte del lavoro e delle riunioni viene svolta anche a distanza. Da quell’esperienza so quanto sia difficile motivare i collaboratori che valutano costantemente il beneficio del loro lavoro di volontariato e bilanciarlo con i loro altri obblighi e desideri.

Ma sono stato estremamente fortunato ad avere due stagisti altamente motivati ​​che volevano esibirsi e che hanno prosperato sotto la mia mano leggera e la mia leadership, dove in realtà ho dato loro sempre più responsabilità per l’autogestione e la gestione del team. Abbiamo esplorato diversi strumenti per la gestione di noi stessi, iniziando con le regolari chiamate settimanali del team su Skype (abbiamo abbandonato Zoom perché Skype ci ha anche dato la possibilità di chat asincrone offline, che era più adatta ai nostri diversi fusi orari). Ho anche aggiornato il mio server cloud per consentire la collaborazione direttamente sui documenti online (simile a Google Docs, ma senza problemi di sicurezza dei dati e della privacy). E abbiamo cercato di trovare uno strumento comune per assicurarci di tenere traccia di incarichi, date di scadenza e responsabilità. Anna è stata bravissima nello scrivere i verbali settimanali delle nostre riunioni e ha anche tenuto un elenco delle attività, ricordandoci gli elementi da fare. Anika ha lavorato come co-amministratore sul sito Web, il che è stato un grande segno di fiducia da dare fuori dalle mie mani. Ero riluttante ad aggiungere ancora un altro amministratore e mi dispiaceva per Anna, che voleva anche amministrare direttamente il sito web. Le avrebbe reso le cose più facili, ma ero troppo ansioso che, come si suol dire in Germania, “troppi cuochi bruceranno il pasto!”

Nonostante quella battuta d’arresto, Anna era ancora motivata ed è diventata estremamente produttiva nel produrre non solo le traduzioni in tedesco, ma ha anche creato la versione italiana del sito in tempi record.

D: Apprezzi le basi del team building stabilite dallo psicologo Bruce Tuckman nel 1965: “forming – storming – norming – performing”. Perché questi elementi costitutivi? Come hai visto svolgersi queste fasi quest’estate?

R: Queste sono le fasi tipiche del lavoro di squadra e sì, si sono svolte tutte durante questa estate. La sequenza corretta sia più effettivamente “forming – norming – storming – performing”, ma molto spesso il storming segue la formazione (forming) con un disprezzo per la norma (norming), portando a frustrazioni. Quindi, era importante per me assicurarmi che gli stagisti capissero che una fase di frustrazione poteva essere una fase normale, soprattutto quando alcune norme erano state tralasciate e l’accelerazione senza norme comuni avrebbe portato diversi membri del team a correre in direzioni diverse. Ma credo che anche la discussione aperta di queste fasi ci abbia aiutato a rimanere in pista.

D: Qual è il tuo ricordo preferito del programma di stage di quest’estate?

R: È stato molto gratificante per me sentire quando Anna e Anika mi hanno detto che entrambi mi consideravano un amico verso la seconda metà dell’incarico, ed è stato molto divertente tenere una festa d’addio online con musica e bevande e senza parlare di lavoro. Ed ero anche molto felice che amassero lavorare insieme come una squadra così bene che sono diventati amici che si estendono oltre l’incarico. Infine, vedere il prodotto finale di un sito web completamente rivisto mi rende estremamente felice e grato per il lavoro dei miei due nuovi amici, Anika e Anna.